1. Cel i zakres oświadczenia
Furnexira (dalej „my” lub „nas”) prowadzi sklep internetowy oferujący artykuły ogrodowe, meble tarasowe, wyposażenie ogrodów oraz produkty przeznaczone do zagospodarowania przestrzeni zewnętrznych.
Niniejsze oświadczenie przedstawia zasady ochrony danych osobowych, podstawy ich przetwarzania, zakres odpowiedzialności za bezpieczeństwo informacji oraz prawa przysługujące osobom korzystającym z naszego sklepu internetowego.
Przy przetwarzaniu danych uwzględniamy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz inne właściwe przepisy obowiązujące w Polsce.
Oświadczenie obejmuje przetwarzanie informacji związanych z korzystaniem ze sklepu, składaniem zamówień, realizacją płatności, dostawą produktów, obsługą zwrotów, wymianą towarów, reklamacjami i korespondencją z klientami.
2. Administrator danych i odpowiedzialność za ich ochronę
W zakresie, w jakim samodzielnie ustalamy cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, działamy jako administrator danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.
Odpowiadamy za zapewnienie odpowiednich podstaw prawnych przetwarzania, przejrzyste informowanie osób, których dane dotyczą, oraz stosowanie środków ochrony odpowiadających charakterowi i zakresowi przetwarzanych informacji.
W celu realizacji obowiązków wynikających z RODO uwzględniamy zasady rozliczalności, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości oraz ograniczenia okresu przechowywania.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z nami za pośrednictwem adresu e-mail onlinesuppor@furnexira.com.
3. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna określona w art. 6 RODO.
Wykonanie umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, stanowi podstawę przetwarzania danych potrzebnych do przyjęcia zamówienia, realizacji płatności, przygotowania dostawy i wykonania obowiązków wynikających z umowy sprzedaży.
Wypełnienie obowiązku prawnego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, może uzasadniać przetwarzanie informacji wymaganych do prowadzenia dokumentacji podatkowej, księgowej oraz rozpatrywania określonych żądań konsumentów.
Prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, może stanowić podstawę działań służących ochronie systemów informatycznych, zapobieganiu nadużyciom, obsłudze niektórych zapytań oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
Jeżeli określony rodzaj przetwarzania wymaga zgody, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Zakres danych osobowych
Podczas korzystania ze sklepu możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy oraz adres rozliczeniowy.
Informacje związane z zakupami mogą obejmować numer zamówienia, datę zakupu, rodzaj zamówionych produktów, wartość transakcji, wybraną metodę płatności i status realizacji.
W przypadku kontaktu z działem obsługi możemy przetwarzać treść wiadomości, dokumentację dotyczącą zgłoszenia oraz informacje potrzebne do rozpatrzenia reklamacji lub wniosku o zwrot.
Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne, w tym adres IP, identyfikatory sesji, rodzaj przeglądarki, czas połączenia oraz informacje związane z bezpieczeństwem i działaniem sklepu.
Nie wymagamy przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, do standardowej realizacji zakupów.
5. Zasada minimalizacji danych
Zakres zbieranych informacji dostosowujemy do celu, dla którego są one potrzebne.
Podczas składania zamówienia wymagamy przede wszystkim danych umożliwiających identyfikację odbiorcy, potwierdzenie zakupu i prawidłowe doręczenie produktów.
Informacje niewymagane do wykonania umowy mogą być podawane dobrowolnie, o ile określona funkcja sklepu przewiduje taką możliwość.
Nie wykorzystujemy danych zebranych w konkretnym celu do innych niezgodnych z nim działań bez odpowiedniej podstawy prawnej.
W miarę możliwości ograniczamy dostęp do danych oraz ich przechowywanie do zakresu uzasadnionego rzeczywistymi potrzebami organizacyjnymi i obowiązującymi przepisami.
6. Przetwarzanie danych podczas zakupów i płatności
W celu realizacji zakupów przetwarzamy informacje niezbędne do przyjęcia zamówienia, potwierdzenia jego wartości, zarejestrowania płatności oraz przygotowania dokumentacji transakcji.
Akceptujemy płatności kartami Visa, Mastercard oraz American Express.
Informacje dotyczące płatności są wykorzystywane w zakresie niezbędnym do potwierdzenia transakcji, obsługi rozliczeń i realizacji ewentualnych refundacji.
Stosujemy odpowiednie zabezpieczenia transmisji informacji, w tym szyfrowanie połączeń wykorzystywanych podczas przekazywania danych.
Dostęp do danych transakcyjnych ograniczamy do zakresu uzasadnionego realizacją płatności, obsługą zamówień i wykonywaniem obowiązków prawnych.
7. Ochrona danych podczas realizacji dostawy
Dane odbiorcy wykorzystujemy do przygotowania i dostarczenia zamówionych produktów na wskazany adres na terenie Polski.
W ramach obsługi przesyłek możemy przekazywać informacje niezbędne do doręczenia zamówienia przewoźnikom DHL, UPS lub FedEx.
Zakres przekazywanych danych może obejmować imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy, numer telefonu oraz informacje identyfikujące przesyłkę.
Dane te służą organizacji transportu, ustaleniu statusu doręczenia oraz rozwiązywaniu ewentualnych problemów związanych z przesyłką.
Udostępnianie informacji ograniczamy do zakresu uzasadnionego realizacją dostawy i odpowiednimi obowiązkami wynikającymi z umowy.
8. Środki bezpieczeństwa danych osobowych
W celu ograniczania ryzyka utraty danych, ich nieuprawnionego ujawnienia, zmiany lub zniszczenia stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzanych informacji.
Mogą one obejmować kontrolę uprawnień dostępu, szyfrowanie transmisji danych, zabezpieczenia systemów informatycznych oraz procedury postępowania z informacjami dotyczącymi zamówień.
Dostęp do danych osobowych przyznajemy w zakresie odpowiednim do wykonywanych zadań.
Podejmujemy działania służące ocenie skuteczności zabezpieczeń i identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń.
Dobór środków ochrony uwzględnia wymagania art. 32 RODO, charakter przetwarzania oraz prawdopodobieństwo i wagę ryzyka naruszenia praw osób fizycznych.
9. Okresy przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji określonego celu przetwarzania, a następnie przez okres wynikający z właściwych przepisów lub uzasadniony ochroną roszczeń.
Dane związane z zamówieniami mogą być przechowywane przez okres wykonywania umowy oraz przez czas niezbędny do rozliczenia transakcji i rozpatrywania ewentualnych reklamacji.
Dokumentacja podatkowa i księgowa jest przechowywana zgodnie z odpowiednimi przepisami, w wielu przypadkach przez 5 lat liczonych według właściwych zasad prawa podatkowego.
Informacje przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub zakończenia celu przetwarzania, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna do dalszego zachowania określonych danych.
Po zakończeniu właściwego okresu przechowywania podejmujemy działania zmierzające do usunięcia danych lub ich anonimizacji, jeżeli nie zachodzi konieczność dalszego przetwarzania.
10. Prawa dostępu i sprostowania danych
Osoba, której dane dotyczą, może wystąpić o potwierdzenie, czy przetwarzamy jej dane osobowe, oraz uzyskać dostęp do informacji objętych przetwarzaniem.
W ramach prawa dostępu można uzyskać informacje dotyczące celów przetwarzania, kategorii danych, odbiorców informacji oraz przewidywanego okresu ich przechowywania, zgodnie z art. 15 RODO.
Jeżeli przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne, osoba, której dotyczą, może żądać ich sprostowania lub uzupełnienia.
Wnioski można kierować na adres onlinesuppor@furnexira.com.
Jeżeli będzie to uzasadnione ochroną danych, możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.
11. Prawo do usunięcia i ograniczenia przetwarzania
W przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać ich usunięcia.
Prawo to może mieć zastosowanie między innymi wtedy, gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, albo gdy cofnięto zgodę i nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
Usunięcie określonych informacji może być ograniczone, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Na zasadach określonych w art. 18 RODO można również wystąpić o ograniczenie przetwarzania, w szczególności podczas weryfikacji prawidłowości danych lub oceny zasadności sprzeciwu.
Każdy wniosek rozpatrujemy z uwzględnieniem jego charakteru oraz obowiązujących wymagań prawnych.
12. Prawo do przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu
W sytuacjach określonych w art. 20 RODO użytkownik może otrzymać dotyczące go dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
Prawo do przenoszenia danych dotyczy przetwarzania odbywającego się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, z uwzględnieniem warunków przewidzianych przepisami.
Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, osoba, której dotyczą, może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją.
Po otrzymaniu sprzeciwu ocenimy, czy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania lub potrzeba ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.
W przypadku przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego sprzeciw może zostać wniesiony w dowolnym momencie, a dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.
13. Dobrowolność zgody i możliwość jej wycofania
Jeżeli przetwarzanie określonych danych osobowych opiera się na zgodzie, użytkownik ma możliwość samodzielnego podjęcia decyzji o jej udzieleniu.
Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Nie traktujemy milczenia ani braku działania jako zgody na przetwarzanie, które wymaga jej uzyskania.
Użytkownik może wycofać wcześniej udzieloną zgodę w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej cofnięciem.
W przypadku opcjonalnych plików cookie zmiana zgody powinna być możliwa za pomocą odpowiednich ustawień prywatności dostępnych w sklepie.
W innych sprawach dotyczących zgody można skontaktować się z nami za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail.
14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Ze względu na sposób organizacji obsługi sklepu niektóre dane osobowe mogą być przetwarzane w państwach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.
Jeżeli takie przetwarzanie stanowi przekazanie danych podlegające rozdziałowi V RODO, uwzględniamy wymagania dotyczące odpowiedniego poziomu ochrony.
W zależności od okoliczności podstawą przekazania może być właściwa decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub zastosowanie standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.
Przed zastosowaniem określonego mechanizmu uwzględniamy charakter danych, cel przekazania oraz ryzyko związane z ich przetwarzaniem.
Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać poprzez kontakt z naszym działem obsługi.
15. Postępowanie w przypadku naruszenia ochrony danych
W przypadku wykrycia zdarzenia mogącego stanowić naruszenie ochrony danych osobowych podejmujemy działania służące ustaleniu jego charakteru, zakresu i możliwych konsekwencji.
Jeżeli naruszenie podlega obowiązkowi zgłoszenia zgodnie z art. 33 RODO, dokonujemy odpowiedniego zgłoszenia właściwemu organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, informujemy osoby, których dane dotyczą, zgodnie z wymaganiami art. 34 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych prawem wyjątków.
W ramach postępowania analizujemy przyczyny zdarzenia oraz potrzebę zastosowania dodatkowych środków ochrony.
Dokumentujemy naruszenia w zakresie wymaganym przez przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
16. Rozpatrywanie wniosków dotyczących ochrony danych
Wnioski dotyczące realizacji praw wynikających z RODO rozpatrujemy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu jednego miesiąca od ich otrzymania.
Jeżeli stopień skomplikowania sprawy lub liczba otrzymanych wniosków uzasadniają wydłużenie terminu, możemy przedłużyć go o kolejne dwa miesiące, zgodnie z art. 12 RODO.
O przedłużeniu terminu i jego przyczynach poinformujemy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
Realizacja praw wynikających z RODO jest co do zasady bezpłatna. W szczególnych przypadkach przewidzianych przepisami mogą mieć zastosowanie ograniczenia lub opłaty związane z żądaniami ewidentnie nieuzasadnionymi albo nadmiernymi.
W celu usprawnienia rozpatrzenia sprawy zalecamy wskazanie rodzaju żądania i danych umożliwiających identyfikację odpowiedniego zgłoszenia.
17. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
W Polsce organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Skargę można złożyć zgodnie z procedurą obowiązującą przed właściwym organem.
Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie jest uzależnione od wcześniejszego kontaktu z naszym działem obsługi.
W przypadku pytań dotyczących sposobu przetwarzania danych zachęcamy do kontaktu, abyśmy mogli udzielić odpowiednich wyjaśnień.
18. Aktualizacja zasad ochrony danych
Niniejsze oświadczenie może być aktualizowane w związku ze zmianami przepisów prawa, zakresem świadczonych usług lub sposobem organizacji przetwarzania danych osobowych.
W przypadku zmian mających istotny wpływ na prawa użytkowników podejmiemy odpowiednie działania informacyjne zgodnie z wymaganiami RODO.
Jeżeli nowy cel przetwarzania wymaga uzyskania zgody, podejmiemy działania umożliwiające jej udzielenie przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.
Aktualna treść oświadczenia powinna być dostępna w naszym sklepie internetowym, aby użytkownicy mogli zapoznać się z obowiązującymi zasadami ochrony danych.
19. Dane kontaktowe i godziny obsługi
W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO, bezpieczeństwa informacji lub niniejszego oświadczenia można skontaktować się z naszym działem obsługi.
Dział obsługi międzynarodowej / Magazyn zwrotów
Adres kontaktowy: 5747 Etzel Ave，Saint Louis，MO 63112,Stany Zjednoczone
Adres e-mail obsługi klienta: onlinesuppor@furnexira.com
Telefon obsługi klienta: +1 (314) 358-9274
Godziny obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (czas środkowoeuropejski).
Wiadomości otrzymane poza godzinami obsługi są zazwyczaj rozpatrywane w kolejnych dniach roboczych. W korespondencji dotyczącej ochrony danych zalecamy wskazanie przedmiotu zgłoszenia bez przekazywania informacji, które nie są potrzebne do jego rozpatrzenia.